home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Fritz: All Fritz / All Fritz.zip / All Fritz / FILES / DATATION / SIS100.LZH / SOFTWARE.DOC < prev    next >
Text File  |  1988-10-29  |  22KB  |  529 lines
  1.                      "SOFTWARE INVENTORY SYSTEM"
  2.                  (C) Copyright 1988, MetroSoft, Inc.
  3.                             Version 1.00
  4.                  -----------------------------------
  5.  
  6.  
  7.  
  8. ------------
  9. 1 DISCLAIMER
  10. ------------
  11.  
  12. The SOFTWARE INVENTORY SYSTEM is distributed on an "AS IS" basis only, without
  13. warranty of any kind.  MetroSoft, Inc. shall not incur liability or
  14. responsibility to any person or entity with respect to liability, loss, or
  15. damage caused or alleged to be caused by this software.  This includes, but is
  16. not limited to, any interruption of service, loss of business or anticipatory
  17. profits, or consequential damage resulting from the use of this software.
  18.  
  19.  
  20. -------------------------
  21. 2 SHAREWARE AND THE RULES
  22. -------------------------
  23.  
  24. The SOFTWARE INVENTORY SYSTEM is distributed as "Shareware".  As such, you are
  25. granted privileges to copy and distribute this program, with all of its
  26. original contents, for "EVALUATION" purposes only.  It is suggested that the
  27. "Evaluation Period" be limited to 30 days.  If you continue to use the SOFTWARE
  28. INVENTORY SYSTEM, you are expected to register your copy (See Section 2.1 on
  29. how to register your copy).  Registration pays for continued development of
  30. this and other products, and supports the company and the Shareware Concept.
  31.  
  32. You MAY NOT give away or sell the SOFTWARE INVENTORY SYSTEM in connection with
  33. any commercial product, service or venture without the written permission of
  34. MetroSoft, Inc.
  35.  
  36.  
  37.    2.1 How to Register the SOFTWARE INVENTORY SYSTEM
  38. +-------------------------------------------------------------+
  39. |  Send check or money order for $13.75 to:                   |
  40. |                                                             |
  41. |  Before March 1, 1989:             After March 1, 1989:     |
  42. |                                                             |
  43. |  MetroSoft, Inc.                   MetroSoft, Inc.          |
  44. |  21196 Green Hill                  4145 Cumberland Court    |
  45. |  Farmington Hills, MI  48024       Walled Lake, MI  48088   |
  46. +-------------------------------------------------------------+
  47.  
  48.    Please indicate which software title you are registering!!! (in this case
  49.    the SOFTWARE INVENTORY SYSTEM).
  50.  
  51.    Registering allows you to continue to use the program in your possession and
  52.    will entitle you to special offers on upgrades to this program and new
  53.    programs.
  54.  
  55.    IT IS REQUESTED, THOUGH NOT MANDATORY, that you print out the file
  56.    REGISTER.NOW, fill it in appropriately, and send it in with your payment.
  57.    (please!)
  58.  
  59.  
  60. --------------
  61. 3 INTRODUCTION
  62. --------------
  63.  
  64. The SOFTWARE INVENTORY SYSTEM is a database program specifically designed
  65. towards keeping a detailed and informative inventory of all your software
  66. programs.  With the SOFTWARE INVENTORY SYSTEM you will be able to track how
  67. much you've spent on software compared to retail cost, the backup status of
  68. your program diskettes, ratings for each program and average ratings for groups
  69. of software, and much more!
  70.  
  71. The SOFTWARE INVENTORY SYSTEM is designed for maximum ease-of-use, quick and
  72. intuitive data entry, and concise output in the form of a variety of
  73. informative reports.  On-line HELP is within reach from almost anywhere in the
  74. program simply by pressing the F1 key.
  75.  
  76.  
  77. ------------------------
  78. 4 INSTALLING THE PROGRAM
  79. ------------------------
  80.  
  81. Although it is entirely possible to run the Software Inventory System from a
  82. single floppy diskette, it is highly recommended that you install the program
  83. on a hard drive system for optimum performance.
  84.  
  85.  
  86.    4.1 Installation Procedure
  87.  
  88.  
  89.    The only mandatory requirement for installing the SOFTWARE INVENTORY SYSTEM
  90.    is that all of the program and data files reside in the same subdirectory.
  91.    Make a subdirectory, named anything you like, and copy all of the files into
  92.    that subdirectory.  See the next section to ensure that you have all of the
  93.    necessary files for the program to run.
  94.  
  95.  
  96.    4.2 Program Files
  97.  
  98.  
  99.    The following files are distributed with the SOFTWARE INVENTORY SYSTEM.
  100.    Make sure that all of these files are present before you run the program.
  101.    Also, if you copy and distribute this program to others please make sure
  102.    that you include ALL of the files listed below:
  103.  
  104.  
  105.    File Name            Purpose
  106.    --------------       ------------------------------------------------
  107.  
  108.    SOFTWARE.EXE         The main executable program file.
  109.  
  110.    SOFTWARE.HLP         Data file containing Help screens that are
  111.                         accessed on-line via the F1 key.
  112.  
  113.    SOFTWARE.DOC         This documentation file.
  114.  
  115.    CATALOG.DAT          An initial database of Software Categories to get
  116.                         you started.
  117.  
  118.    CATALOG.K01          A key index file for SOFTCAT.DAT.
  119.  
  120.    REGISTER.NOW         A text file containing the form you need to fill
  121.                         out and send in to register this program.  Please
  122.                         refer to Section 2.1 for more information on
  123.                         registering this program.
  124.  
  125.  
  126.  
  127. ----------------------------------------
  128. 5 STARTING THE SOFTWARE INVENTORY SYSTEM
  129. ----------------------------------------
  130.  
  131. To start the SOFTWARE INVENTORY SYSTEM you simply change to the subdirectory
  132. where the program files are located and type SOFTWARE, then press the <ENTER>
  133. key.  For example, let's say I installed the program files in a subdirectory
  134. called "SOFTINV".  To start the program I would enter the following commands at
  135. the DOS prompt:
  136.  
  137. CD\\SOFTINV  <ENTER>
  138. SOFTWARE    <ENTER>
  139.  
  140.  
  141.    5.1 Command Line Parameters
  142.  
  143.    This program supports four (4) command line options when starting up the
  144.    program.  Command line options are typed "after" the program name when
  145.    starting the program.
  146.  
  147.       5.1.1 The B Option [Beep]
  148.  
  149.       The B or "BEEP" option enables or disables the error beep or audible
  150.       keyboard alarm.  For example, the "B" switch might be used as follows
  151.       when starting the program:
  152.  
  153.       SOFTWARE B=NO
  154.  
  155.       5.1.2 The V Option [Screen Blank]
  156.  
  157.       The V or "Video Timeout" option allows you to vary the amount of time of
  158.       inactive keyboard activity that is allowed to occur before the screen is
  159.       blanked.  The default is 10, which represents 10 minutes.  The timeout
  160.       option can be disabled by entering a value of zero.  For example:
  161.  
  162.       SOFTWARE V=0
  163.  
  164.       would disable the timeout feature.  The timeout value can be set to
  165.       something other than 10 minutes as in this example:
  166.  
  167.       SOFTWARE V=15
  168.  
  169.       5.1.3 The /L Option [disable keyboard locks]
  170.  
  171.       Some routines in this program automatically set keyboard locks (Ex: NUM
  172.       LOCK).  Some computers and/or software packages are incompatible with
  173.       this feature.  To disable automatic setting of keyboard locks, use the /L
  174.       switch.  For example:
  175.  
  176.       SOFTWARE /L
  177.  
  178.       5.1.4 The /E Option [enhanced keyboard]
  179.  
  180.       Use the /E option to specify that the system keyboard is an enhanced
  181.       keyboard, if that is what you are using.
  182.  
  183.  
  184.  
  185. ---------------
  186. 6 THE MAIN MENU
  187. ---------------
  188.  
  189. There are four selections available from the Main Menu.  Each selection is
  190. described briefly in the next few sections, and detailed in subsequent
  191. sections.
  192.  
  193.    6.1 Update Software Inventory
  194.  
  195.    This is where you ADD, CHANGE and DELETE records in your Software Inventory
  196.    database.  You will be initially presented with a "Table View" of the
  197.    software titles in your inventory which will only display two fields for
  198.    each record (Software Title & Version).  When you modify or delete a record
  199.    you will then be presented with a window displaying all of the fields in the
  200.    record.  See Section 7 for more details.
  201.  
  202.    6.2 Update Software Categories
  203.  
  204.    This is where you ADD, CHANGE and DELETE records in your Software Categories
  205.    database. Categories are used to group the software programs in your
  206.    database into common classifications for reporting purposes (Ex: One such
  207.    category might be "Spreadsheets").  See Section 8 for more details.
  208.  
  209.    6.3 Print Reports
  210.  
  211.    Selecting this option from the Main Menu will take you to another menu which
  212.    lists the available reports for printing.  See Section 9 for more details.
  213.  
  214.    6.4 Quit
  215.  
  216.    Exits the SOFTWARE INVENTORY SYSTEM and returns you to DOS.
  217.  
  218.  
  219.  
  220. ----------------------------------
  221. 7 UPDATING YOUR SOFTWARE INVENTORY
  222. ----------------------------------
  223.  
  224.    7.1 Initial Table View
  225.  
  226.    When selecting "Update Software Inventory" from the Main Menu, you are
  227.    initially presented with a "Table View" of the records in your Software
  228.    Inventory.  This Table View only displays two of the fields for each record
  229.    in the database (Software Title & Version fields).  Each row represents one
  230.    record.  You won't see any of the other available fields in the records
  231.    until you choose to modify the records in some way.
  232.  
  233.    From the Table View you can select a desired record by either:
  234.  
  235.         USING THE CURSOR KEYS - Using the <UP> and <DOWN> Cursor keys you can
  236.         scroll the highlighted selection bar through the table of records.  You
  237.         can then CHANGE the selected record by pressing <ENTER>, DELETE the
  238.         record by pressing <DEL>, or ADD a brand new record by pressing the
  239.         <INS> key.  See Section 7.2 for more details on modifying records.
  240.  
  241.         USING THE SEARCH BOX - You can start typing characters in the Search
  242.         Box to locate a Program Title in the Table View.  This is especially
  243.         convenient if you have a very large database where scrolling might take
  244.         considerable time.  See the next subsection for more details.
  245.  
  246.       7.1.1 The "Search" Box
  247.  
  248.       The Search Box is a nifty little feature which enables you to find a
  249.       program quickly in the Table View of your Software Inventory database.
  250.  
  251.       The real nifty part about the Search Box is that it does an "incremental"
  252.       search with each character you type.  For example, if you want to find
  253.       the Program Title "Lotus 1-2-3", typing a "l" in the Search Box would
  254.       immediately take you to the first record in your database that begins
  255.       with the letter "L".  With each subsequent letter that you type the
  256.       selection bar will "zero in" on the desired record.  It generally will
  257.       only take a few keystrokes to zero in on the record you're looking for.
  258.  
  259.    7.2 Modifying Records
  260.  
  261.       7.2.1 <INS> - Add a Record
  262.  
  263.       You may ADD a record to your Software Inventory from anywhere within the
  264.       Table View by pressing the <INS> key.  This will pop up a window
  265.       displaying all of the fields in the record.  Of course, all of the fields
  266.       will be blank since you are adding a brand new record.  A message will
  267.       appear at the top of the window indicating that the "Record Will be
  268.       Added".
  269.  
  270.       Please refer to Section 7.2.4 for a description of each of the fields in
  271.       the Software Inventory database.
  272.  
  273.       7.2.2 <ENTER> - Change a Record
  274.  
  275.       You may CHANGE a record in your Software Inventory by selecting the
  276.       desired record in the Table View, via either the Cursor Keys or the
  277.       Search Box, and pressing <ENTER>.  This will pop up a window displaying
  278.       all of the fields in the record for modification.  A message will appear
  279.       at the top of the window indicating that the "Record Will be Changed".
  280.  
  281.       Please refer to Section 7.2.4 for a description of each of the fields in
  282.       the Software Inventory database.
  283.  
  284.       7.2.3 <DEL> - Delete a Record
  285.  
  286.       You may DELETE a record in your Software Inventory by selecting the
  287.       desired record in the Table View, via either the Cursor Keys or the
  288.       Search Box, and pressing <RETURN>.  This will pop up a window displaying
  289.       all of the fields in the record to be deleted.  A confirmation message
  290.       will appear at the top of the window, asking you to press <ENTER> to
  291.       DELETE the record.
  292.  
  293.       7.2.4 Fields in the Software Inventory Database
  294.  
  295.            SOFTWARE NAME - Enter the name of the program (Ex: Lotus 1-2-3).
  296.            This field is, of course, required and must contain something.
  297.  
  298.            VERSION - Enter the version of the program if available.  This field
  299.            will accept both numeric and alpha characters (some version numbers
  300.            contain both, such as 1.02F).  This field is not required and can be
  301.            passed over.  However, I recommend putting something here...if a
  302.            version number is not available then enter something like "N/A".
  303.  
  304.            * CATEGORY * - When you land on the CATEGORY field a window will
  305.            immediately pop up displaying a list of the available categories
  306.            defined in the Software Category database.  Select the desired
  307.            Category using the <UP> and <DOWN> Cursor Keys...the abbreviated
  308.            form of the Category will be entered for you automatically.
  309.  
  310.            You can perform modifications on the Software Category "Table View"
  311.            while it's window is popped up (ADD, CHANGE and DELETE records).
  312.  
  313.            This field is required and will always have something in it.  The
  314.            SOFTWARE INVENTORY SYSTEM comes with an initial database of Software
  315.            Categories that you may modify to your needs.
  316.  
  317.            # OF DISKS - Enter the number of diskettes that the program resides
  318.            on.  This field is required.
  319.  
  320.            ACQUIRED - Enter the date that you acquired the program.  This field
  321.            is not required and may be left blank.  It is simply included as a
  322.            convenience which allows you to track the age of your software
  323.            programs.
  324.  
  325.            RETAIL COST - Enter the Retail Price of this program, or any
  326.            standard benchmark price that you wish.  This field, in conjunction
  327.            with the ACTUAL COST field, is intended to let you to monitor the
  328.            "bargains" that you're getting on your software purchases.  All of
  329.            the reports show a comparison of RETAIL and ACTUAL costs.
  330.  
  331.            This field is not required and may be left blank.
  332.  
  333.            ACTUAL COST - Enter the Actual Price that you paid for this program.
  334.            This field, in conjunction with the RETAIL COST field, is intended
  335.            to let you monitor the "bargains" that you're getting on your
  336.            software purchases.
  337.  
  338.            This field is not required and may be left blank.
  339.  
  340.  
  341.  
  342. -----------------------------------
  343. 8 UPDATING YOUR SOFTWARE CATEGORIES
  344. -----------------------------------
  345.  
  346.    8.1 Initial Table View
  347.  
  348.    When selecting "Update Software Categories" from the Main Menu, you are
  349.    initially presented with a "Table View" of the records in your Software
  350.    Category database.  This Table View displays all two fields for each record
  351.    in the database (Category Abbreviation & Description).  Each row represents
  352.    one record.
  353.  
  354.    From the Table View you can select a desired record by either:
  355.  
  356.         USING THE CURSOR KEYS - Using the <UP> and <DOWN> Cursor keys you can
  357.         scroll the highlighted selection bar through the table of records.  You
  358.         can then CHANGE the selected record by pressing <ENTER>, DELETE the
  359.         record by pressing <DEL>, or ADD a brand new record by pressing the
  360.         <INS> key.  See Section 8.2 for more details on modifying records.
  361.  
  362.    8.2 Modifying Records
  363.  
  364.       8.2.1 Add a Record
  365.  
  366.       You may ADD a record to the Software Category database from anywhere
  367.       within the Table View by pressing the <INS> key.  This will pop up a
  368.       window displaying all of the fields in the record.  Of course, all of the
  369.       fields will be blank since you are adding a brand new record.  A message
  370.       will appear at the top of the window indicating that the "Record Will be
  371.       Added".
  372.  
  373.       Please refer to Section 8.2.4 for a description of each of the fields in
  374.       the Software Inventory database.
  375.  
  376.       8.2.2 Change a Record
  377.  
  378.       You may CHANGE a record in the Software Category database by selecting
  379.       the desired record in the Table View via either the Cursor Keys and
  380.       pressing <ENTER>.  This will pop up a window displaying all of the fields
  381.       in the record for modification.  A message will appear at the top of the
  382.       window indicating that the "Record Will be Changed".
  383.  
  384.       Please refer to Section 8.2.4 for a description of each of the fields in
  385.       the Software Inventory database.
  386.  
  387.       8.2.3 Delete a Record
  388.  
  389.       You may DELETE a record in the Software Category database by selecting
  390.       the desired record in the Table View via either the Cursor Keys and
  391.       pressing <RETURN>.  This will pop up a window displaying all of the
  392.       fields in the record to be deleted.  A confirmation message will appear
  393.       at the top of the window, asking you to press <ENTER> to DELETE the
  394.       record.
  395.  
  396.       8.2.4 Fields in the Software Category Database
  397.  
  398.            CATEGORY ABBREVIATION (ABBREV) - This field serves as the link
  399.            between the Software Inventory and Software Category databases.
  400.            Enter any abbreviation you wish to signify the category of software
  401.            that you think the particular program belongs in (i.e., SS for
  402.            Spreadsheet, DB for Database, etc.).
  403.  
  404.            CATEGORY DESCRIPTION - This field enables you to enter a more
  405.            verbose description of the Category (i.e., "Spreadsheet" for SS,
  406.            "Database" for DB, etc.).  What you enter here is what will appear
  407.            on some Report headings.
  408.  
  409.    8.3 Accessing from Software Inventory Updating
  410.  
  411.    When you are updating records in your Software Inventory, landing on the
  412.    Category field will automatically present you with the Table View of
  413.    Software Categories to choose from.  This is done to allow an easy selection
  414.    mechanism and ensure data integrity.  You may perform all of the
  415.    above-mentioned functions on the Software Category database, even when it is
  416.    displayed as a selection mechanism while updating your Software Inventory.
  417.    (Ex: If you find that while updating your Software Inventory that there
  418.    isn't an applicable Software Category to choose from, you can add one on the
  419.    fly by pressing <INS>).
  420.  
  421.  
  422.  
  423. ------------------
  424. 9 PRINTING REPORTS
  425. ------------------
  426.  
  427. There are three (3) different reports available for printing out whole or part
  428. of your Software Inventory.  The following three sections briefly describe the
  429. characteristics of each report.  Of course, the best way to get a feel for what
  430. each report looks like, and which one you prefer, is to try each one out first
  431. hand.
  432.  
  433.    9.1 Group By Software Type
  434.  
  435.    This report prints out your "entire" Software Inventory.  It will group the
  436.    software programs by the categories that you assigned to them and give
  437.    subtotals for each Category Group, and the Grand Totals at the end of the
  438.    report.
  439.  
  440.    IMPORTANT: You must set your printer for "compressed" type in order for the
  441.    report to fit on 8 1/2 x 11 paper.
  442.  
  443.    9.2 Alphabetical Listing
  444.  
  445.    This report prints out your "entire" Software Inventory, alphabetized by
  446.    Software Title.  Grand Totals will be printed at the end of the report for
  447.    selected fields.
  448.  
  449.    IMPORTANT: You must set your printer for "compressed" type in order for the
  450.    report to fit on 8 1/2 x 11 paper.
  451.  
  452.    9.3 Single Software Type
  453.  
  454.    This report is similar to the "Group By Software Type" report.  The only
  455.    difference is that this report prints the software categorized under one (1)
  456.    Category only.
  457.  
  458.    After selecting this option you will be presented with a screen prompting
  459.    you for the Category to print.  You may either type in the "Category
  460.    Abbreviation" or press F2 to pop-up a list (Table View) to select from.
  461.  
  462.    After you have selected the Category to print you are prompted to press
  463.    <RETURN> to start printing the report.
  464.  
  465.    IMPORTANT: You must set your printer for "compressed" type in order for the
  466.    report to fit on 8 1/2 x 11 paper.
  467.  
  468.  
  469.  
  470. -----------------------
  471. 10 WHERE TO GET SUPPORT
  472. -----------------------
  473.  
  474. All software developed and distributed by metrosoftMetroSoft, Inc., including
  475. SOFTWARE INVENTORY SYSTEM, is supported only via the Metro-Net computer
  476. Bulletin Board System.  You may call the Metro-Net BBS with your modem at
  477. 313-473-5307, 24 hours a day, 7 days a week, 2400 or 1200 baud.  [NOTE: Access
  478. to message areas on the Metro-Net BBS is FREE, which is all you need to acquire
  479. support for your software product. However, FULL access to the BBS features
  480. usually requires an annual fee of $25/year...but registered users of MetroSoft
  481. software products will only be charged $10/year. Make sure you state that
  482. you're a registered user when subscribing!]
  483.  
  484. There is no direct telephone support available for MetroSoft, Inc.
  485. software products.  If you are not able to access the Metro-Net BBS you may
  486. write for support assistance to:
  487.  
  488. MetroSoft, Inc.
  489. 21196 Green Hill
  490. Farmington Hills, MI  48024
  491.  
  492. *IMPORTANT: After March 1, 1989 send support inquiries to:
  493.  
  494. MetroSoft, Inc.
  495. 4145 Cumberland Court
  496. Walled Lake, MI  48088
  497.  
  498.  
  499.  
  500. ----------------------------
  501. 11 WHERE TO SEND SUGGESTIONS
  502. ----------------------------
  503.  
  504. Any and all suggestions for enhancements to the SOFTWARE INVENTORY SYSTEM are
  505. more than welcome and, in fact, are encouraged!  Also, please report any bugs
  506. or anomolies that you might experience using this program on your system. When
  507. reporting bugs or anomolies, please provide as much detail as possible
  508. regarding your system configuration and the situation at the time the anomaly
  509. was experienced (memory-resident programs running, etc.).
  510.  
  511. Send suggestions and bug reports to:
  512.  
  513. MetroSoft, Inc.
  514. 21196 Green Hill
  515. Farmington Hills, MI  48024
  516.  
  517. *IMPORTANT: After March 1, 1989 send support inquiries to:
  518.  
  519. MetroSoft, Inc.
  520. 4145 Cumberland Court
  521. Walled Lake, MI  48088
  522.  
  523.  
  524.  
  525.  
  526. Thank you for using the SOFTWARE INVENTORY SYSTEM...enjoy!!!
  527.  
  528.                           ***<<<--->>>***
  529.